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Apertura Futura: Administrador de la oficina
Tiempo completo • Gaithersburg
Beneficios:
- Bonificación basada en el rendimiento
- Salario competitivo
- Oportunidad de ascenso
- Formación y desarrollo
Beneficios/ventajas
- Este puesto ofrece oportunidades de ascenso.
- Este es un puesto de salario por horas. El salario base es de 14-18 dólares por hora y se basa en la experiencia.
- La cobertura médica se proporcionará según la política de la empresa.
- Se proporcionarán vacaciones pagadas. Se concederá una (1) semana de vacaciones anuales y aumentará en función de los años de servicio.
- La empresa ofrece seis (6) días festivos pagados.
- Se ofrecen reembolsos de teléfonos móviles y kilometrajes según el uso.
Resumen del puesto
Planifica, desarrolla y establece sistemas y procedimientos para actividades relacionadas con oficinas o salas de exposición de acuerdo con las directrices establecidas por el Presidente o el Director General, desempeñando funciones personalmente o a través de subordinados.
Responsabilidades
El responsable de oficina es responsable de la eficiencia y eficacia de los procesos generales de la oficina. Esto implica coordinación entre los departamentos para garantizar que se cumplan los objetivos de servicio y calidad. Él/ella ayuda a gestionar la experiencia del cliente con la empresa y sus empleados. Se pueden asignar otras funciones.
Una responsabilidad es un área que supervisas y administras. A menudo esto incluye delegar la tarea. Sin embargo, el responsable de oficina es quien tiene la responsabilidad. Esto suele implicar establecer un sistema para asegurarse de que se cumpla la responsabilidad.
- Contesta al teléfono y atiende a los clientes en consecuencia o dirige la llamada a la persona correspondiente. Durante la temporada alta y constante, esta es una actividad principal.
- Produce/finaliza las carpetas de producción antes de enviarlas al departamento de producción.
- Suma todas las carpetas y procesos de producción terminados según sea necesario.
- Rellena o imprime los formularios según sea necesario.
- Realiza las llamadas QAC (Llamadas de Aseguramiento de la Calidad) de forma puntual y coordina con el departamento de producción en consecuencia.
- Responsable de la presentación general de la oficina según sea necesario.
- Responsable del sistema de respaldo del sistema informático.
- Analiza y organiza las operaciones y procedimientos de oficina, como la gestión de la información, en colaboración con el gerente de producción, el gerente de ventas, el contable, el propietario y/o el equipo SOAP.
- Responsable de mantener el CRM para el seguimiento de la actividad de clientes, proveedores, subcontratistas y proveedores.
- Prepara facturas y materiales de facturación para el administrador de contabilidad.
- Investiga y desarrolla recursos/sistemas que generan flujos de trabajo oportunos y eficientes.
- Establece procedimientos uniformes de correspondencia y prácticas de estilo en colaboración con el equipo SOAP.
- Adquiere suministros de oficina dentro de las directrices presupuestarias.
- Garantiza que todas las compras en oficina utilicen el sistema de Signos para el Éxito.
- Garantiza un flujo oportuno de correo entrante y saliente, especialmente si el buzón está fuera de la oficina.
- Cumple con los recados del cargo según las necesidades.
- Audita y comunica las quejas a la dirección/propietarios.
- Recomienda al equipo SOAP mejoras en el servicio y otros procedimientos para prevenir futuras quejas de naturaleza similar.
- Responsable del mantenimiento general de la oficina, asegurándose de que los envíos se deleguen fuera de la oficina principal.
- Responsable de delegar las llamadas de cobro al gestor/estimador de proyecto correspondiente.
Cualificaciones
Para realizar esta tarea con éxito, una persona debe ser capaz de desempeñar satisfactoriamente cada tarea esencial. Los requisitos que se enumeran a continuación representan el conocimiento, la habilidad y/o la capacidad requerida. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales.
- Poseer el Diploma de Bachillerato o equivalente
- Poseer un carné de conducir válido
- Mínimo de tres años de experiencia en un puesto de oficina o atención al cliente
- Excelentes habilidades de comunicación en inglés fluido, incluyendo la capacidad de presentar y hablar en público
- Capacidad para ejercer integridad en el momento de la elección
- Capacidad para pensar y razonar estratégicamente
- Habilidades informáticas completas, incluyendo software (Windows, Office, experiencia en bases de datos), hardware, programas y aplicaciones
- Experiencia demostrada en calidad de supervisión
Compensación: 23,00 $ - 25,00 $ la hora
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